Die Rechnungstellung bei ausländischen Kunden – so geht’s

Die Rechnung nach der Bearbeitung eines Auftrags oder für den Warenversand zu schreiben, ist eine schöne Aufgabe für einen Unternehmer. Innerhalb Deutschlands wissen die meisten Unternehmer genau, was alles in der Rechnung stehen muss. Anders sieht es bei Rechnungen ins Ausland aus. Hier gibt es viele Unsicherheitsfaktoren. Muss die Rechnung in der Landessprache erstellt sein? Ist es notwendig die Mehrwertsteuer auszuweisen? Welche anderen Bestimmungen sind dabei noch zu beachten? Welche Aufbewahrungspflichten gelten? Viele Fragen, auf die es eindeutige Antworten gibt.

Rechnungstellung bei chinesischen und ausländischen Kunden
China ist mit seinem außerordentlichen Wachstum in den letzten Jahren zum interessanten Handelspartner geworden.

Rechnungen in ein Drittland außerhalb der EU

Viele deutsche Unternehmen arbeiten mit Kunden in Drittländern, also außerhalb der EU, zusammen. In China wächst die Wirtschaft außerordentlich, was das Land zu einem interessanten Handelspartner macht. Unternehmen müssen in ihren Rechnungen keine Mehrwertsteuer ausweisen, wenn sie Waren ins Ausland verkaufen. Das bedeutet, dass sie auch keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen müssen für diese Umsätze. Allerdings ist zu prüfen, ob für die Lieferung oder sonstige Leistungen im Ausland Umsatzsteuerpflicht besteht. In einigen Ländern wird eine umsatzsteuerliche Registrierung erforderlich oder das Unternehmen braucht einen Fiskalvertreter. Gibt es keine Erstattung für die ausländische Umsatzsteuer oder macht ein Unternehmen keinen Gebrauch von seinem Erstattungsrecht, sind die Steuern wie Betriebsausgaben zu buchen. Für einen besseren Überblick ist es empfehlenswert, die ausländischen Steuern auf einem separaten Konto zu buchen. Damit die Buchhaltung übersichtlich bleibt, können Unternehmen mit einer speziellen Buchhaltungssoftware arbeiten, wie beispielsweise mit der Buchhaltungssoftware von Lexware.

Falsche und fehlende Angaben und deren Folgen

Für Unternehmer kann es umsatzsteuerliche Folgen haben, wenn eine Auslandsrechnung falsche Angaben enthält oder wenn Angaben fehlen. Stellt sich beispielsweise die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden am Ende als falsch heraus, muss das Unternehmen im schlimmsten Fall für die Umsatzsteuer geradestehen. Kleine begriffliche Schwächen haben meist keine Folgen, fehlt aber beispielsweise das Wort „Gutschrift“, kann Vorsteuer für den Rechnungsbetrag fällig werden. Damit die Rechnungen alle gesetzlichen Bestimmungen erfüllen, hält Lexoffice entsprechende Vorlagen zum Download bereit.

Rechnungen ins Ausland – Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten

Auch für die Rechnungen ins Ausland gelten Fristen für die Aufbewahrung. Hier sollten Unternehmen unbedingt die 10-Jahres-Frist einhalten. Dabei ist es empfehlenswert, eine Kopie der Rechnung in einem separaten Ordner aufzubewahren. Neben der Rechnung sollten Unternehmen möglichst auch Empfangsbestätigungen, Frachtbriefe, Posteinlieferungsscheine, Bescheinigungen von Speditionen oder den Nachweis der Transportversicherung aufbewahren.

Die Zahlungsbedingungen

Lieferungen Zahlungsmodalitäten
Damit Unternehmer am Ende tatsächlich das Geld für ihre nach China exportierten Lieferungen oder Leistungen erhalten, sollten sie die Zahlungsmodalitäten frühzeitig klären und sich entsprechend absichern.

Unternehmen, die Waren nach China exportieren, haben verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl, wie der Kunde am Ende die Rechnung begleichen kann. Die Zahlungsmodalitäten sollten vorab bereits im Liefervertrag geklärt sein.

  • Vorkasse

Vorkasse ist die sicherste Form der Bezahlung. Allerdings akzeptieren chinesische Kunden dies selten.

  • Unwiderrufliches Akkreditiv

Ein solches Akkreditiv ist die übliche Zahlungsform bei Geschäften mit China. Dabei ist es wichtig zu wissen, dass nur vier große chinesische Banken für diese Bezahlform zur Verfügung stehen. Diese sind

  • Bank of China,
  • Industrial and Commercial Bank of China,
  • China Construction Bank und
  • Agricultural Bank of China.

Mit anderen Banken sollten keine Vereinbarungen getroffen werden.

  • Hermes-Ausfuhrgewährleistung

Bei laufenden Geschäftsbeziehungen mit immer demselben Kunden kann eine Hermes-Ausfuhrbürgschaft die Forderungen gegenüber diesem Kunden absichern. Wie eine Hermes-Bürgschaft genau funktioniert und allgemeine Rechtsfragen dazu, klärt die IHK des Saarlandes in einer Info-Broschüre.

Bilder:

  • Pixabay © geralt (CC0 Creative Commons)
  • Pixabay © distel2610 (CC0 Creative Commons)
HTC-Vive-Virtual-Reality

Virtual Reality & China

Dem Thema Virtual Reality wird in den USA und zum Teil auch in Europa schon seit vielen Jahren ein große Zukunft vorrausgesagt, auch in China

Getting Digital